Все про авансовый отчет о командировке

Если работник возвращается на работу по болезни или покидает рабочее место по другой уважительной причине, он должен предоставить необходимую информацию о поездке в течение трех рабочих дней с даты возвращения на работу.

Работник должен предоставить всю информацию в письменном виде по форме АО-1 «Предварительный отчет», утвержденной Постановлением № 55 от 1 августа 2001 года Национального статистического комитета.

Форма АО-1 «Предварительный отчет»
Скачать

Данная форма заполняется работником в одном экземпляре и представляется в бухгалтерию вместе со всеми документами, указанными в форме АО-1. В данном случае от сотрудника не требуется заполнять всю форму, только лицевую и оборотную части и прикладываются командировочные чеки. Оставшуюся часть формы заполняет бухгалтерия.

Предварительный отчет — это финансовый документ, составляемый для ведения бухгалтерского и налогового учета. В нем указываются расходы организации, в том числе командировочные, и основные документы, подтверждающие эти расходы.

Перед направлением работника в командировку работодатель должен обеспечить предварительную оплату проезда, проживания, питания и других командировочных расходов. По возможности часть расходов (например, билеты на поезд, авиабилеты и проживание) может быть оплачена заранее с расчетного счета организации. В этом случае платеж зачисляется на счет в установленном порядке и выдается в кассе или переводится на банковскую карту.

По возвращении из командировки работник должен подтвердить, что денежные средства использованы по назначению. В соответствии со ст. 26 Положения об особенностях режима служебных командировок работников (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках) работник обязан заполнить первичный отчет с указанием всех расходов с приложением подтверждающих документов (чеков, билетов, контрольных талонов и т.д.).