Архивирование кадровых документов – услуга для предприятий и организаций

Документы прошлых календарных периодов подлежат хранению длительный срок. Традиционный способ – создание бумажного архива. Для его хранения выделяется дополнительная площадь. Для обслуживания ветшающих бумаг определяется ответственный сотрудник. Современный выход из положения – создать электронное хранилище. Управление фирмой https://ric-1c.ru/product/bus/malomu-biznesu/1s-upravlenie-nashey-firmoy-8/ не требует больших усилий, зато сама программа упростит работу с данными в несколько раз. Услуги по архивированию кадровых документов предоставляет наша компания.
Временные рамки
Нормативная база требует четкого соблюдения сроков хранения. В зависимости от типа документации рамки могут сдвигаться от года до 75 лет, либо вовсе навсегда. Более точным называют период:

• Анкеты, резюме, заявления людей, не принятых на должность, копии о выдаче трудовых документов на руки – 12 месяцев.
• График отпусков. Претензионные документы по сути дисциплинарных нарушений и взысканий. Рабочие уведомления, временные предупреждения, т.п. – 36 месяцев.
• Учетные карты, каталоги, электронные базы по отпускам, служебным командировкам. Регламенты, руководства, распоряжения по улучшению рабочей атмосферы, повышение безопасности – 5 лет.
• Регистрационные карты, каталогизированные базы о чрезвычайных происшествиях, авариях на предприятии. Учетные записи проведения плановых инструктажей – не менее 45 лет.

Трудовые договоры, бумаги о переводе/повышении в должности/увольнении, личные дела сотрудников:

• заведенные ранее 2003 года – не менее 75 лет.
• зарегистрированные после указанного периода – не дольше 50 лет.

Также предусмотрены постоянные сроки для сохранения кадровой информации. К ним относят реестры должностей, кодексы, особые списки: руководство, ветераны.
До востребования в кадровом агентстве остаются подлинники персональных документов сотрудников: аттестаты, свидетельства, дипломы, трудовые книжки.
Рабочие моменты
Процесс архивации кадровых документов идет поэтапно:

1. Подготовка и экспертный анализ имеющейся документации.
2. Сортировка по типу и срокам хранения. Утилизация бумаг, не имеющих ценности.
3. Прошивка файлов в соответствии с классифицирующей группой: управленческие, кадровые, бухгалтерские. Выбивающиеся из общей массы бумаги сшивают в единое дело.
4. Оформление полученных папок, подпись реквизитов.
5. Каталогизация архивных документов.

В качестве реквизитных данных в архивном деле упоминаются:

• условный номер в виде специального кода;
• краткий заголовок;
• число единиц;
• крайний срок хранения;
• технические пометки, примечания.

Документы передаются на хранение архивариусу, который проверяет корректность дел и составляет акт передачи. Все манипуляции входят в полномочия сотрудника архива.