Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Работники, направляемые работодателем в служебные командировки, обязаны отчитываться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных во время командировки (в том числе предоставлять отчетную документацию по расходам на проживание в гостиницах и иных средствах размещения). Отсутствие отчетной документации или оформление ее с нарушением установленного порядка может привести к тому, что расходы не будут подтверждены (полностью или частично), а работодатель откажет работнику в возмещении расходов. В этой статье мы расскажем, как оформить гостиничные документы.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке
Согласно п. 26 Положения об особенностях режима служебных командировок работников (далее — Положение), утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г., работник обязан по возвращении из командировки представить работодателю авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные им командировочные расходы. К таким документам относятся документы, касающиеся аренды жилья.

Если работник во время командировки проживает в гостинице, работодатель обязан предоставить договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей, в которой он проживает. Данный договор должен содержать информацию, указанную в статье 20 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 октября 2015 г. N 1085.

Командированные работники могут проживать не в гостинице, а в квартире, которую снимает командированный работник. В этом случае отчетная документация о проживании в квартире должна быть представлена в виде договора найма жилого помещения, отвечающего условиям, установленным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Отметим, что в результате внесения изменений в Трудовой кодекс в 2015 году (Постановления Правительства РФ от 2014.12.29 N 1595 и от 2015.07.29 N 771) отчетная документация по жилому помещению стала иметь значение для определения срока пребывания работника в командировке. В случае утраты паспорта, являющегося основным документом для исчисления срока пребывания работника в командировке, указанный срок определяется на основании документов, подтверждающих наем жилого помещения в месте командировки (ст. 7 Положения).