Виды документов в образовательных учреждениях и их классификация

В процессе деятельности любой организации, учреждения или компании создаются документы различных типов и назначений. Одни документы используются для реализации внешних связей, другие отражают исключительно аспекты внутренней деятельности организации. В качестве примера можно привести системы административной документации, системы учетно-отчетной документации, системы документации по индивидуальному составу, системы отчетной документации и т.д.[4][4] [4].

Как и в любой сложной административной организации, деятельность образовательных учреждений (далее — образовательных учреждений) сопряжена с большим количеством документов. Эти документы образовательной организации, естественно, требуют систематического учета, оперативного рассмотрения и исполнения в различных подразделениях [3]. В то же время при работе с бумажными документами неизбежно возникает большое количество трудностей, связанных с ежедневной ручной подготовкой, исполнением и передачей документов. От правильной организации задач обработки документов зависит эффективность работы учреждения.

Правовой основой делопроизводства являются Федеральный закон № 24-ФЗ от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ № 5341 1 от 7 июля 1993 года «Об архивных фондах и архивах»; Закон ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Документооборот и архивы. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30 97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 Изменение № 1, а также Национальная система управления документами [1].

При работе с документами важно знать, к какой системе документов они относятся.

При любой классификации важно иметь основание, по которому объект классификации может быть разделен на различные категории, т.е. признаки и характеристики.

Документ — это деловая бумага, которая подтверждает определенные факты или права, публично удостоверяет личность своего владельца или удостоверяет что-либо [6].

С научной точки зрения документ — это способ установления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и психической деятельности человека на специальных материалах с помощью различных средств [2].